Pourquoi utiliser un outil de gestion de projet en entreprise ?

Gérer une entreprise n’est pas facile, entre les différentes tâches à remplir et parfois même répétitives. Lors de la gestion d’un projet, vous pouvez rencontrer de nombreuses contraintes qu’il faudra à tout prix surmonter. Et le meilleur moyen de faire face à d’éventuels problèmes est d’utiliser un outil de gestion de projet.

Un outil de gestion tout-en-un permettant de piloter facilement les différentes tâches pour mener à bien le projet. Ces types d’outils sont en général très polyvalents et peuvent vous aider à bien organiser tous les aspects du projet.

Gestion de projet : en quoi cela consiste-t-il ?

La gestion de projet est une procédure dont l’objectif est d’organiser le déroulement d’un projet de bout en bout. Cela inclut la planification, le suivi des tâches à effectuer, le budget, le pilotage et l’anticipation des imprévus. On peut aussi retrouver la gestion de projet dans le cadre d’une création d’entreprises. En général, gérer un projet consiste à :

  • Présenter le projet, son contexte et les objectifs visés.
  • Organiser et dresser le projet dans le temps en le sectionnant en différentes tâches.
  • Chiffrer et respecter le budget alloué à la conduite du projet, attribuer les ressources aux diverses opérations à effectuer.
  • Organiser l’intervention des différentes parties sur les tâches que chacun doit faire.
  • Anticiper et maitriser les risques liés au projet.
  • Assurer le suivi du projet et gérer les délais.

L’intérêt d’utiliser un outil de gestion de projet

La gestion de projet est une opération qui se déroule en plusieurs étapes. Chacune est liée entre elles et fait intervenir toutes sortes de personnes, internes comme externes. Difficile donc de prévoir la conduite d’un projet sans l’usage d’un outil approprié. L’organisation et la planification font partie des raisons qui nécessitent l’utilisation d’un outil de gestion de projet. Planifier est la clé de toute réussite au sein d’une société. Grâce à ces outils, vous pouvez gérer un nombre considérable de paperasses en même temps et dans les temps.

En outre, utiliser un logiciel de gestion de projet permet de régler les problèmes de répartitions des tâches. Il arrive à un moment donné que certains intervenants soient surchargés de travail. Là, on peut dire que vous avez un problème de répartition de tâches. Ces types d’outils permettent de répartir correctement le travail évitant les retards, les découragements et les sentiments d’exclusion.

Quel logiciel de gestion de projet utiliser ?

Comme outil de gestion de projet, vous avez le choix entre un tableur Excel ou des outils en mode Saas 100 % en ligne ou des logiciels. Vous devez choisir l’outil de gestion en fonction de vos besoins. Une analyse fonctionnelle du besoin s’avère indispensable pour bien choisir l’outil de gestion de projet. Outre les besoins, vous devez aussi tenir compte des fonctionnalités principales du logiciel.

Parmi les outils les plus utilisés dans le domaine, il y a Microsoft Project. Cet outil offre une large gamme de fonctionnalités comme les diagrammes de Gantt, le suivi du temps des projets et l’estimation des ressources nécessaires incluant les heures, les coûts et autres. Un autre outil Wrike possède également de multiples fonctionnalités d’où sa réputation parmi les logiciels de gestion de projet.